Deklaracja dostępności - wzór, przykład i jak ją przygotować
W skrócie: deklaracja dostępności to obowiązkowy dokument, który każdy podmiot publiczny musi opublikować na swojej stronie i w BIP. Opisuje, w jakim stopniu serwis spełnia wymagania dostępności cyfrowej, jak zgłosić problem i jak zażądać dostępu alternatywnego. Poniżej wyjaśniamy, co musi zawierać, jak ją przygotować według ustawy z 4 kwietnia 2019 r., gdzie ją opublikować oraz podajemy gotowy wzór i terminy przeglądu.
Czym jest deklaracja dostępności?
Deklaracja dostępności to publiczne oświadczenie podmiotu o tym, na ile jego strona internetowa i aplikacja mobilna są dostępne cyfrowo dla osób ze szczególnymi potrzebami, w tym dla osób z niepełnosprawnościami. Obowiązek jej sporządzenia wynika wprost z ustawy z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz.U. 2019 poz. 848), a jej ujednolicona forma opiera się na decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2018/1523.
To nie jest dokument marketingowy ani formalność do odhaczenia. Deklaracja pełni realną funkcję: mówi obywatelowi, czego może się spodziewać po serwisie, do kogo napisać, gdy natrafi na barierę, i jak dochodzić swoich praw. Dla BIP jest szczególnie istotna, bo Biuletyn Informacji Publicznej to strona podmiotu publicznego, która podlega tym wymaganiom bez żadnych wyjątków.
Kto musi mieć deklarację dostępności?
Obowiązek dotyczy wszystkich podmiotów publicznych wymienionych w ustawie. W praktyce są to:
- urzędy gmin, miast, starostwa powiatowe i urzędy marszałkowskie,
- jednostki administracji rządowej: ministerstwa, urzędy wojewódzkie i centralne,
- szkoły, przedszkola, uczelnie i inne placówki oświatowe,
- ośrodki pomocy społecznej, powiatowe centra pomocy rodzinie,
- instytucje kultury: biblioteki, domy kultury, muzea,
- samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
- spółki komunalne i inne jednostki realizujące zadania publiczne.
Każdy z tych podmiotów musi mieć deklarację osobno dla każdej strony i aplikacji mobilnej, którą prowadzi, w tym dla swojego BIP. Jeśli jednostka ma główną stronę i odrębny biuletyn, deklaracja powinna być dostępna z obu serwisów.
Co musi zawierać deklaracja dostępności?
Zakres deklaracji określa ustawa oraz decyzja wykonawcza KE 2018/1523. Poprawnie sporządzony dokument zawiera następujące elementy:
- Status zgodności - jednoznaczne stwierdzenie, czy strona jest zgodna, częściowo zgodna czy niezgodna z ustawą o dostępności cyfrowej.
- Treści niedostępne - wykaz elementów, które nie spełniają wymagań (np. skany dokumentów bez warstwy tekstowej, starsze pliki PDF), wraz z podaniem przyczyny i ewentualnej daty poprawy.
- Wyłączenia - treści, które ustawa zwalnia z obowiązku dostępności, na przykład archiwalne dokumenty opublikowane przed wejściem przepisów w życie.
- Data publikacji strony i ostatniej aktualizacji - kiedy serwis powstał i kiedy był ostatnio istotnie zmieniany.
- Data sporządzenia deklaracji i metoda oceny - czy dostępność oceniono w drodze samooceny podmiotu, czy audytu zewnętrznego.
- Dane kontaktowe - imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za dostępność, adres e-mail i numer telefonu do zgłaszania problemów oraz wnioskowania o dostęp alternatywny.
- Informacje o procedurze odwoławczej - opis, co zrobić, gdy podmiot nie zapewni dostępności: wniosek, skarga, możliwość zwrócenia się do Rzecznika Praw Obywatelskich.
- Dostępność architektoniczna - podmioty publiczne dołączają do deklaracji informacje o dostępności swoich budynków dla osób z niepełnosprawnościami.
Deklaracja powinna mieć ujednoliconą strukturę, być napisana prostym językiem i sama w sobie spełniać wymagania dostępności - to strona jak każda inna, więc musi dać się ją odczytać czytnikiem ekranu i obsłużyć klawiaturą.
Wzór i szablon deklaracji dostępności
Nie trzeba tworzyć dokumentu od zera. Ministerstwo Cyfryzacji udostępnia Generator Deklaracji Dostępności, który prowadzi przez kolejne pola i zwraca gotowy dokument w formie zgodnej z decyzją KE 2018/1523. Poniżej uproszczony szkielet, który pokazuje układ typowej deklaracji:
- Wstęp: nazwa podmiotu zobowiązuje się zapewnić dostępność swojej strony internetowej zgodnie z ustawą z 4 kwietnia 2019 r.
- Status zgodności: strona jest częściowo zgodna z ustawą z powodu niezgodności wymienionych poniżej.
- Treści niedostępne: lista elementów z przyczyną i planem poprawy.
- Data sporządzenia deklaracji oraz informacja o metodzie oceny.
- Informacje zwrotne i dane kontaktowe: osoba, e-mail, telefon, opis procedury wnioskowo-skargowej.
- Dostępność architektoniczna: opis wejścia, wind, toalet, miejsc parkingowych.
Ważne: wzór to punkt wyjścia, a nie treść do przepisania bez zmian. Każde pole trzeba wypełnić danymi faktycznie odpowiadającymi stanowi serwisu i budynku, bo nierzetelna deklaracja to także naruszenie obowiązku.
Jak przygotować i opublikować deklarację w BIP - krok po kroku
- Zbadaj dostępność serwisu - sprawdź stronę pod kątem WCAG 2.1 na poziomie AA: kontrast, nawigację klawiaturą, teksty alternatywne, strukturę nagłówków, dostępność plików PDF.
- Zbierz dane do deklaracji - daty publikacji i aktualizacji, wykaz treści niedostępnych, dane osoby odpowiedzialnej.
- Wygeneruj dokument - skorzystaj z Generatora Deklaracji Dostępności lub wypełnij szablon zgodny z decyzją KE 2018/1523.
- Opublikuj deklarację na stronie i w BIP - link do deklaracji powinien być widoczny w stopce lub menu, dostępny z każdej podstrony, pod adresem zawierającym frazę "deklaracja dostępności".
- Aktualizuj co roku - deklaracja podlega przeglądowi i aktualizacji do 31 marca każdego roku, a także po każdej istotnej zmianie serwisu.
Gdzie opublikować deklarację dostępności?
Deklarację publikuje się bezpośrednio na stronie, której dotyczy, oraz w Biuletynie Informacji Publicznej podmiotu. Link do deklaracji powinien być dostępny z każdej podstrony - najczęściej umieszcza się go w stopce serwisu, tak jak politykę prywatności. Adres strony z deklaracją powinien zawierać frazę "deklaracja dostępności", a sam odnośnik mieć czytelną, jednoznaczną nazwę.
Jeśli podmiot prowadzi również aplikację mobilną, informacje o dostępności aplikacji zamieszcza się w sklepie z aplikacjami oraz w deklaracji na stronie. Dobrze prowadzony BIP linkuje do deklaracji już z menu głównego, dzięki czemu obywatel znajduje ją od razu, bez przeszukiwania serwisu.
Terminy i kary
Deklaracja dostępności musi być opublikowana i utrzymywana przez cały czas działania serwisu, a jej przegląd należy przeprowadzić do 31 marca każdego roku. Ustawa przewiduje kary pieniężne:
- do 5 000 zł za brak deklaracji dostępności,
- do 10 000 zł za uporczywe niezapewnianie dostępności cyfrowej.
W praktyce częstszym skutkiem niż kara jest skarga obywatela. Każdy może zażądać zapewnienia dostępności konkretnej treści lub dostępu alternatywnego, a podmiot ma na realizację żądania określony ustawą termin. Gdy tego nie zrobi, sprawa może trafić do Rzecznika Praw Obywatelskich.
Deklaracja dostępności a WCAG
Deklaracja i WCAG to dwie strony tego samego obowiązku. WCAG 2.1 na poziomie AA to zestaw kryteriów technicznych, które strona musi spełniać (kontrast, nawigacja klawiaturą, opisy alternatywne). Deklaracja to dokument, który publicznie raportuje, na ile te kryteria są spełnione. Nie da się rzetelnie napisać deklaracji bez wcześniejszego sprawdzenia serwisu względem WCAG - dlatego oba tematy warto ogarnąć razem.
Jak NowyBIP to zapewnia?
W NowyBIP deklaracja dostępności nie jest problemem, który redaktor musi rozwiązać samodzielnie:
- deklarację generujesz i aktualizujesz z panelu, w strukturze zgodnej z ustawą i decyzją KE 2018/1523,
- link do deklaracji jest widoczny w stopce na każdej podstronie BIP,
- szablony spełniają WCAG 2.1 AA, więc sama deklaracja i cała strona są dostępne dla czytników ekranu,
- system przypomina o corocznym przeglądzie do 31 marca.
Chcesz mieć BIP z gotową deklaracją dostępności i zgodnością z WCAG bez pilnowania terminów samodzielnie? Zostaw kontakt - odeślemy ofertę i wzór umowy w 24h, bez zobowiązań.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest deklaracja dostępności?
To obowiązkowy dokument, w którym podmiot publiczny opisuje, na ile jego strona i aplikacja mobilna spełniają wymagania dostępności cyfrowej, jak zgłosić problem oraz jak zażądać dostępu alternatywnego. Obowiązek wynika z ustawy z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej.
Kto musi mieć deklarację dostępności?
Wszystkie podmioty publiczne: urzędy, szkoły, przedszkola, ośrodki pomocy społecznej, instytucje kultury, spółki komunalne. Deklaracja jest wymagana dla każdej strony i aplikacji, w tym dla BIP.
Co musi zawierać deklaracja dostępności?
Status zgodności, wykaz treści niedostępnych i wyłączeń, daty publikacji i sporządzenia deklaracji, metodę oceny, dane kontaktowe do zgłaszania problemów, opis procedury odwoławczej oraz informacje o dostępności architektonicznej.
Do kiedy trzeba zaktualizować deklarację dostępności?
Deklaracja podlega przeglądowi i aktualizacji do 31 marca każdego roku, a także po każdej istotnej zmianie serwisu.
Jaka jest kara za brak deklaracji dostępności?
Ustawa przewiduje karę pieniężną do 5 000 zł za brak deklaracji dostępności oraz do 10 000 zł za uporczywe niezapewnianie dostępności cyfrowej.