Dostępność cyfrowa w instytucji - obowiązki, kary i terminy
Dostępność cyfrowa to nie dobra wola urzędu, tylko obowiązek prawny. Ustawa z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych nakłada na tysiące instytucji konkretne wymagania, terminy i - w razie ich lekceważenia - kary pieniężne. Poniżej wyjaśniamy, kto podlega przepisom, co dokładnie trzeba zrobić i jak krok po kroku dojść do zgodności.
Kto podlega ustawie o dostępności cyfrowej?
Ustawa obejmuje podmioty publiczne, a więc przede wszystkim jednostki sektora finansów publicznych: urzędy gmin, miast, starostwa, urzędy marszałkowskie, administrację rządową, sądy, szkoły i przedszkola, ośrodki pomocy społecznej, biblioteki, domy kultury, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej oraz spółki i jednostki wykonujące zadania publiczne.
Przepisy wdrażają dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/2102, więc ten sam standard obowiązuje w całej Unii. Objęte są też niektóre organizacje pozarządowe działające na rzecz osób z niepełnosprawnościami, osób starszych i ochrony zdrowia. Kluczowa zasada jest prosta: jeśli instytucja realizuje zadania publiczne lub korzysta ze środków publicznych, jej strony internetowe i aplikacje mobilne muszą być dostępne cyfrowo.
Dotyczy to wszystkich serwisów podmiotu - strony głównej, systemów obsługi mieszkańca, aplikacji mobilnych, a także Biuletynu Informacji Publicznej, który jest wprost stroną podmiotu publicznego i nie ma tu żadnego wyjątku.
Jakie obowiązki nakłada ustawa?
Ustawa sprowadza się do trzech filarów: zgodności technicznej ze standardem WCAG, opublikowania deklaracji dostępności oraz zapewnienia dostępu alternatywnego tam, gdzie pełna dostępność nie jest możliwa.
Zgodność ze standardem WCAG 2.1 na poziomie AA
Załącznik do ustawy wskazuje wymagania odpowiadające wytycznym WCAG 2.1 na poziomie AA. W praktyce oznacza to między innymi:
- kontrast tekstu co najmniej 4,5:1 dla zwykłego tekstu i 3:1 dla dużych nagłówków,
- pełną obsługę klawiaturą z widocznym wskaźnikiem fokusa,
- teksty alternatywne dla obrazów oraz warstwę tekstową w dokumentach PDF, zamiast samych skanów,
- poprawną strukturę nagłówków i list, tabele z nagłówkami,
- responsywność i czytelność przy powiększeniu do 200 procent,
- formularze z etykietami i zrozumiałymi komunikatami błędów.
W październiku 2023 r. W3C opublikowało nowszą wersję standardu - WCAG 2.2 - ale polskie przepisy wciąż odwołują się do WCAG 2.1 AA. Warto jednak realizować już nowe kryteria 2.2, bo to naturalny kierunek zmian w prawie.
Deklaracja dostępności
Każdy podmiot publiczny ma obowiązek opublikować deklarację dostępności swojego serwisu, w tym BIP. Deklaracja musi zawierać status zgodności z ustawą, wykaz elementów niedostępnych, dane kontaktowe do zgłaszania problemów oraz opis procedury składania żądań i skarg. Deklaracja podlega przeglądowi i aktualizacji do 31 marca każdego roku.
Dostęp alternatywny
Jeśli danego elementu nie da się w rozsądny sposób udostępnić cyfrowo, podmiot musi zapewnić dostęp alternatywny - na przykład kontakt telefoniczny, korespondencyjny, wsparcie tłumacza polskiego języka migowego albo odczytanie niedostępnego cyfrowo dokumentu. Dostęp alternatywny nie zwalnia jednak z dążenia do pełnej dostępności serwisu.
Terminy - o czym trzeba pamiętać
Terminy wejścia w życie obowiązków dawno minęły, więc dziś każda strona podmiotu publicznego powinna być już w pełni dostępna:
- serwisy opublikowane od 23 września 2019 r. musiały być dostępne od dnia publikacji,
- starsze strony internetowe - najpóźniej od 23 września 2020 r.,
- aplikacje mobilne - od 23 czerwca 2021 r.
Powtarzalny termin, o którym trzeba pamiętać co roku, to 31 marca - do tego dnia należy przejrzeć i zaktualizować deklarację dostępności. Osobny, znacznie krótszy termin dotyczy reakcji na żądania obywateli: podmiot ma zapewnić dostępność wskazanej informacji bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 7 dni. Gdy w tym czasie się nie da, można ten termin wydłużyć, ale nie dłużej niż do dwóch miesięcy - i trzeba o tym poinformować wnioskodawcę.
Kary finansowe za brak dostępności
Ustawa przewiduje realne sankcje pieniężne:
- do 10 000 zł - za uporczywe niezapewnianie dostępności cyfrowej,
- do 5 000 zł - za brak deklaracji dostępności.
Zapewnienie dostępności cyfrowej przez podmioty publiczne monitoruje minister właściwy do spraw informatyzacji, który sporządza okresowe raporty. W praktyce jednak częstszym i szybszym skutkiem zaniedbań nie jest kara, lecz skarga obywatela. Każda osoba może zażądać zapewnienia dostępności konkretnej treści, a w razie odmowy złożyć skargę. To realne ryzyko wizerunkowe i organizacyjne, którego łatwo uniknąć, dbając o dostępność od początku.
Rola BIP w dostępności cyfrowej
Biuletyn Informacji Publicznej jest urzędową publikatornią podmiotu i jednocześnie jego stroną internetową, więc podlega ustawie o dostępności cyfrowej dokładnie tak samo jak serwis główny. To właśnie w BIP publikuje się dokumenty, uchwały, ogłoszenia i sprawozdania - materiały, które muszą być dostępne dla osób korzystających z czytników ekranu czy nawigacji klawiaturą.
Największym wyzwaniem w BIP są zwykle załączniki: skany dokumentów bez warstwy tekstowej, tabele bez nagłówków, pliki PDF wygenerowane w sposób niedostępny. Dobrze zaprojektowany system BIP powinien pilnować dostępności zarówno samego szablonu, jak i publikowanych treści, oraz udostępniać gotowy mechanizm deklaracji dostępności.
Droga do zgodności - praktyczne kroki
Dojście do zgodności z ustawą warto rozłożyć na kilka etapów:
- Audyt. Sprawdź serwis i BIP pod kątem WCAG 2.1 AA - kontrast, nawigacja klawiaturą, teksty alternatywne, struktura nagłówków, dostępność dokumentów. Pomocne są zarówno narzędzia automatyczne, jak i test ręczny z klawiaturą oraz czytnikiem ekranu.
- Naprawa szablonu. Popraw warstwę techniczną: kolory, fokus, semantyczny HTML, obsługę powiększenia i widok mobilny. To fundament, na którym stoi cała reszta.
- Uporządkowanie treści. Dodaj opisy alternatywne, popraw strukturę nagłówków, zamień skany na dokumenty z warstwą tekstową, opisz tabele.
- Deklaracja dostępności. Sporządź i opublikuj deklarację, wskaż elementy niedostępne i dane kontaktowe, ustaw przypomnienie o corocznej aktualizacji do 31 marca.
- Procedura żądań. Ustal, kto w instytucji odpowiada za obsługę żądań zapewnienia dostępności w terminie 7 dni, i opisz to w deklaracji.
- Utrzymanie. Dostępność to proces - każdy nowy dokument i podstrona powinny powstawać już zgodnie z zasadami, a nie być poprawiane po latach.
Jak NowyBIP zapewnia dostępność cyfrową?
W NowyBIP dostępność jest wbudowana w system, a nie dorabiana na końcu:
- szablony spełniają WCAG 2.1 AA i realizują już wymagania WCAG 2.2 dotyczące fokusa, rozmiaru celów dotykowych i spójnej nawigacji,
- deklarację dostępności generujesz i aktualizujesz z panelu, z przypomnieniem o corocznym przeglądzie,
- edytor pilnuje struktury nagłówków i wymusza teksty alternatywne przy publikacji,
- strony działają na telefonach i przy dużym powiększeniu bez utraty treści,
- redaktor nie musi znać kryteriów WCAG na pamięć - system prowadzi go za rękę.
Chcesz mieć BIP i stronę zgodne z ustawą o dostępności cyfrowej bez pilnowania wszystkiego samodzielnie? Zostaw kontakt - odeślemy ofertę i wzór umowy w 24h, bez zobowiązań.
Najczęściej zadawane pytania
Kto podlega ustawie o dostępności cyfrowej?
Podmioty publiczne: urzędy, szkoły, przedszkola, ośrodki pomocy społecznej, biblioteki, domy kultury, publiczne placówki ochrony zdrowia oraz inne jednostki wykonujące zadania publiczne lub korzystające ze środków publicznych. Obowiązek obejmuje ich strony internetowe, aplikacje mobilne oraz Biuletyn Informacji Publicznej.
Jaki standard dostępności obowiązuje w Polsce?
Polskie przepisy wskazują wytyczne WCAG 2.1 na poziomie AA. Nowsza wersja standardu, WCAG 2.2, nie jest jeszcze wymagana prawnie, ale warto realizować jej kryteria, bo to naturalny kierunek zmian.
Jakie kary grożą za brak dostępności cyfrowej?
Ustawa przewiduje karę pieniężną do 10 000 zł za uporczywe niezapewnianie dostępności cyfrowej oraz do 5 000 zł za brak deklaracji dostępności.
Do kiedy trzeba zaktualizować deklarację dostępności?
Deklaracja dostępności podlega przeglądowi i aktualizacji do 31 marca każdego roku. Powinna zawierać status zgodności, elementy niedostępne, dane kontaktowe i opis procedury składania żądań.
Ile czasu ma instytucja na reakcję na żądanie zapewnienia dostępności?
Podmiot zapewnia dostępność wskazanej informacji bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 7 dni. W uzasadnionych przypadkach termin można wydłużyć, ale nie dłużej niż do dwóch miesięcy, informując o tym wnioskodawcę.